Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справки при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.
Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР
Формы СТД-Р и СТД-ПФР фактически представляют собой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. В данных документах фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.
При этом работодатели заполняют форму СТД-Р, в которой фиксируют период работы в конкретной организации. А форму СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде РФ. В данной форме уже будут отражены все периоды деятельности гражданина как по трудовому, так и гражданско-правовому договору, когда организация уплачивала с выплат по договору страховые взносы в ПФР.
Формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Минтруд подготовил изменения в данные формы. С 2023 года планируется приказ № 23н признать утратившим силу и заменить его новым. Соответствующий проект приказа Минтруд России уже разработал.
Отметим, что основной причиной замены действующих форм на новые является объединение с 2023 года Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»). Вместо существующих в настоящее время двух фондов будет действовать только один объединенный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Вводится сокращенное наименование фонда – Социальный фонд России (СФР).
Поскольку действующие формы содержат упоминание Пенсионного фонда РФ, и аббревиатуру ПФР, данные сведения будут актуализированы. В обновленной форме будет указание на Социальный фонд России (СФР). Соответственно, форма СТРД-ПФР будет именоваться СТД-СФР.
В остальном данные формы не изменятся, сохраняются прежние сведения и графы. Фактически изменения носят технический характер. Тем не менее, с 1 января 2023 года выдавать работникам СТД-Р потребуется по новой форме. В настоящее время приказ Минтруда России с новыми формами еще не утвержден, но очевидно, что это будет сделано к 2023 году.
Также отметим, что порядок заполнения формы СТД-Р, порядок выдачи данной формы работникам в 2023 году не изменяется. Поэтому необходимо руководствоваться прежними правилами:
- При увольнении работника – выдавать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Если работник в последний день работы отсутствует или отказывается от получения данной формы, СТД-Р на бумажном носителе необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении. Получать предварительное согласие работника на такую отправку не надо (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
- В период работы, если работник запросил такую форму. СТД-Р необходимо выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления.
В какой срок должны выдать справки при увольнении?
Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:
- справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
- формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.
При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.
- остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).
Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.
Какие документы выдать при увольнении
При увольнении работника ему потребуется выдать некоторый перечень документов. Некоторые из них являются обязательными, другие выдаются только по требованию увольняемого сотрудника. Для этого работник должен написать заявление.
| Тип документов | Документы |
| Обязательные | Трудовая книжка;
Справка о з/п за 2 года; Форма СЗВ-СТАЖ; Форма СЗВ-М; Выписка из 3 раздела «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам; Выписка из реестра застрахованных лиц (если за сотрудника перечисляли допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя) Расчетный листок |
| Выдаваемые по требованию работника | Справка 2-НДФЛ;
Справка о среднем заработке за 3 последних месяца; Справка о доходе в Центр занятости для расчета пособи по безработице; Справка о периоде работы в организации; Копия личной карточки Т-2; Копия трудового договора и допсоглашений к нему; Копии приказов (о приеме, отпусках, переводе, награждениях, увольнении и т.д.) |
Еще одним документом, который выдается сотруднику при увольнении является выписка из формы СЗВ-М. Такой выпиской подтверждается страховой стаж сотрудника. Документ этот должен содержать данные о сотруднике, в том числе его ИНН и СНИЛС, а также реквизиты работодателя. Готовится выписка за 2017 год только по сотруднику, который увольняется (Закон №27-ФЗ от 01.04.1996 ст.11 п.4). Используется форма, утвержденная постановлением Правления ПФР №83п от 01.02.2016 г. В 4 раздел включить нужно информацию только по увольняемому сотруднику. Весь отчет копировать запрещено, так как передавать персональные данные по другим сотрудникам нельзя.
Каждая организация определяет для себя самостоятельно, кто именно оформляет такую выписку. Это может сделать как бухгалтер, так и кадровый специалист. Если данную обязанность закрепить за кадровиками, то выписку готовит бухгалтер, а затем передает ее в кадровый отдел. После этого кадровики вместе с другими документами передают ее работнику и получают от него подпись в подтверждение получения документа. Получить подтверждения можно одним из способов: поставить подпись на копии документа или в специальном журнале, либо получить от сотрудника справку, подтверждающую получение документа.
Последствия невыдачи документов и справок для работодателя
В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.
При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:
- подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
- направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.
После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.
Ответственность за непредоставление документов при увольнении
Не всегда работодатель проявляет ответственность и пунктуальность в вопросах увольнения нежеланных сотрудников или, наоборот, противится уходу ценных работников. Между тем, ст. 62 в Трудовом кодексе устанавливается обязанность выдать бумаги в день увольнения.
Невыполнение влечет за собой административное наказание. Штраф за невыдачу трудовой книжки при увольнении составляет 30-50 тысяч рублей для предприятия, и для руководителя – до 5 тысяч рублей. В крайнем случае, работодателю грозит приостановка деятельности до 3 месяцев.
Если документы не были предоставлены сразу, стоит написать заявление и передать его на предприятие в письменном виде. Если в трехдневный срок просьба не была исполнена, сотрудник вправе обращаться в надзорные органы с жалобой:
- трудовую инспекцию;
- прокуратуру.
Порядок и сроки подачи СЗВ-ТД в ПФР при увольнении
Отчет СЗВ-ТД — содержит поля для указания сведений о мероприятии, проводимых в отношении работников. Данная информация необходима Пенсионному фонду для ведения электронной базы граждан с целью начисления пенсии по старости.
До начала 2021 года граждане дожны были определиться с тем, в каком виде будет учитываться их трудовая деятельность — только в электронном в ПФР либо в электронном и бумажном формате.
Работники должны были подать соответствующее заявление о своем выборе. Если выбран электронный способ учета, то бумажная книжка должна быть выдана на руки, работодателю остается только своевременно передавать данные о мероприятиях в ПФР посредством формы СЗВ-ТД.
Если выбран традиционный вариант учета, то работодателю по-прежнему необходимо вносить информацию в трудовую книжку, а также заполнять форму СЗВ-ТД для передачи сведений в ПФР.
Как правильно заполнить форму СТД-Р
Форма СТД-Р состоит из четырех групп сведений:
1) о работнике – вносите сюда все персональные данные о сотруднике из имеющихся в организации кадровых документов. Например, из личной карточки. Остальное заполните из документа, который подтверждает регистрацию работника в системе персонифицированного учета ПФР (постановление Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п4);
2) касающиеся работодателя – сюда все данные можно перенести из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
3) про подачу заявления о способе ведения трудовой книжки или выдачи сведений о трудовой деятельности;
4) о трудовой деятельности.
Ниже подробно рассмотрим порядок заполнения всех разделов и строк данной формы. Начнем с первого раздела: «Сведения о работнике» (образец заполнения см. в Примере 1).
Документы по требованию
Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:
- Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
- Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
- Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
- Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.
Как делаются компенсационные выплаты на основе справки
Для расчета вышеупомянутых видов компенсаций берется средний заработок работника за один день, что позволяет верно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности (при наличии к ней, конечно, уважительной причины, т.к. любое отсутствие на рабочем месте должно быть подтверждено необходимыми документами).
Формула расчета среднедневной з/п с 2013 года такая:
СДЗ = ОЗ : КОД – ДИП
где: СДЗ – среднедневная зарплата, ОЗ – общая зарплата (за два года); КОД – количество отработанных дней по календарю (за два года); ДИП – дни отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком и больничных.
Справки, выдаваемые нанимателем уволенному сотруднику, носят не только информационно-ознакомительный характер. Они могут понадобиться следующему работодателю при расчете налогов по доходам человека, начислении социальных пособий. Перечислим какие справки дают при увольнении:
| Название документа | Комментарий |
| О доходах для расчета пособий по линии соцстраха. | В документе отражаются заработки увольняемого специалиста за текущий год, который не закончился на дату расторжения трудового контракта, и предшествующих два полных года. Необходимость бланка обусловлена требованиями Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ. Справки при увольнении должны быть составлены по шаблону, утвержденному Минтрудом в Приказе от 30.04.2013 г. № 182 н (приложение 1). |
| Форма 2-НДФЛ за текущий налоговый год. | Ее оригинал потребуется по новому месту работу, если физическое лицо решит воспользоваться налоговыми вычетами. Это поможет корректно определить суммарную величину дохода за год, от накопительного значения которой зависит возможность применения налоговой льготы. Заработки показываются помесячно с детализацией по видам выплат. |
| Подтверждающая средний заработок справка с места работы при увольнении | Без нее не обойтись при постановке на учет в службу занятости. По данным этого документа будет определяться размер пособия по безработице на период поиска подходящей вакансии. |
Последствия невыдачи документов и справок для работодателя
В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.
При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:
- подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
- направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.
После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.
Что должен получить сотрудник при увольнении?
Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:
- трудовую книжку;
- информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
- также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.
В частности, к ним относятся:
- приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
- дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
- также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
- решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
- медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
- приказ об увольнении.
За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.
Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.
Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.
Как делаются компенсационные выплаты на основе справки
Для расчета вышеупомянутых видов компенсаций берется средний заработок работника за один день, что позволяет верно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности (при наличии к ней, конечно, уважительной причины, т.к. любое отсутствие на рабочем месте должно быть подтверждено необходимыми документами).
Формула расчета среднедневной з/п с 2013 года такая:
СДЗ = ОЗ : КОД – ДИП
где: СДЗ – среднедневная зарплата, ОЗ – общая зарплата (за два года); КОД – количество отработанных дней по календарю (за два года); ДИП – дни отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком и больничных.